Ere-divisie ticket

Declaratieprocedure

Om diversen redenen maken mensen kosten voor of namens de vereniging. Dit kunnen reiskosten zijn, aanschaf van middelen of een onkostenvergoeding voor het geven van een training. Daarnaast is er ook een urenverantwoordingsformulier voor trainers.
Voor declaraties geldt het streven om deze snel te afhandelen en dat gaat als de onderstaande werkwijze wordt gevolgd.

Belangrijk om te vermelden is dat:

  • de Belastingdienst strikte regels stelt aan declaraties. De voorwaarden voor het uitbetalen van (onbelaste) vergoedingen staan in de belastinggids of neem hiervoor contact op met de penningmeester;
  • als een vergoeding boven het vrijgestelde bedrag voor vrijwilligersvergoeding (= € 1900,-per jaar) komt is het gehele bedrag belastbaar;
  • declaraties een belangrijke en grote uitgave post vormen voor de vereniging en alleen hanteerbaar is als het gestructureerd plaatsvindt;
  • declaraties bij indienen naar waarheid zijn ingevuld (ook al staat er geen handtekening onder als ze digitaal worden aangeboden);
  • declaraties niet contant worden uitgekeerd, alleen via bank/giro rekeningen;
  • vergoedingen bruto worden uitgekeerd en de vereniging nooit is aan te spreken op eventuele belastingaanslagen, naheffingen e.d. (bijv. bij meerdere vereniging een vrijwilligersvergoeding);
  • Trainers declaraties moeten (bij voorkeur digitaal) naar de vz TC worden gestuurd. Hij/zij geeft akkoord en zorgt er voor dat deze bij de penningmeester komt.

 

Werkwijze

  1. gebruik het juiste declaratieformulier voor:
    • vergoeding trainingsuren; vrijwilligersvergoeding hoeft niet te worden gedeclareerd
    • reiskosten;
    • overige kosten.
  2. declaraties kunnen alleen ingediend worden als daar vooraf met het verantwoordelijke bestuurslid afspraken over zijn gemaakt;
  3. declaraties worden 3 maanden na het ontstaan van de kosten ingediend, doch uiterlijk 15 augustus over het voorgaande seizoen. (geen oude declaraties meer);
  4. reiskosten worden vergoed op basis van de standaard reiskostenvergoeding, uitgangspunt is dat de meest efficiënte reiswijze wordt vergoed
  5. kostendeclaraties worden voorzien van een bewijs dat deze kosten namens de vereniging zijn gemaakt, dit kunnen facturen, bonnetjes, e.d. zijn. Zonder een dergelijk bewijsstuk kan het bedrag niet uitbetaald worden;
  6. declaraties worden gecontroleerd op volledigheid, juistheid en goedgekeurd door het verantwoordelijke bestuurslid.
  7. Declaraties mogen als volgt worden ingediend:
    • De declarant stuurt per e-mail een formulier toe aan de goedkeurder die vervolgens het formulier doorstuurt naar de penningmeester.
    • Bijbehorende bonnen worden in een envelop onder vermelding van naam in de postvak van de penningmeester gelegd.
  8. Bedragen worden uitgekeerd op het declaratieformulier vermelde rekeningnummer, uitbetaling op een ander rekeningnummer dan het eigen is mogelijk maar dit is voor risico van de declarant;
  9. Afwijken van het bovenstaande is in bijzondere omstandigheden mogelijk maar wordt vooraf schriftelijk overeengekomen.

Het streven is om declaraties die hieraan voldoen binnen 3 weken na binnenkomst bij de penningmeester uit te keren. Indien een declaratie niet volledig voldoet zal dit binnen één week na ontvangst kenbaar worden gemaakt, deze termijn geldt natuurlijk niet tijdens vakantieperioden.

 

Uren verantwoording trainers

Diverse mensen krijgen een vrijwilligersvergoeding voor hun inzet bij de vereniging. Dit kan om een hele verschillende werkzaamheden gaan en de hoogte van de toegekende vrijwilligersvergoeding wordt in overleg vastgesteld.
Voor trainers geldt dat er geen urenvergoeding meer wordt gegeven maar zij in aanmerking komen voor een vrijwilligersvergoeding als tegenprestatie voor hun gehele inspanning bij de vereniging
(zoals coaching, voorbereiding, overleggen, cursussen etc.)
Om toch zicht te houden op de werkelijk gegeven trainingsuren maar ook voor zaalhuur verantwoording wordt door de trainer maandelijks een urenverantwoordingsformulier ingevuld. Het invullen is simpel, je vult per regel de uren in van het team dat je training hebt gegeven in de betreffende week. Indien je niet zelf maar een vervanger de training heeft gegeven vul je dit ook in.
Indien je wat langer geen training kunt geven (bijv. ziekte) dan neem je direct contact op met de TC om zo snel mogelijk een vervanger te regelen.

50+ jeugd teams
20+ senioren teams
Beste jeugd opleiding van Noord-Nederland